O papel da Controladoria Jurídica para escritórios em crescimento

Conheça a controladoria jurídica e descubra por que ela é essencial para tornar a atuação de seu escritório cada dia mais estratégica.

O setor de controladoria jurídica está ganhando cada vez mais importância e espaço nos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. Esta é uma área fundamental para o bom funcionamento do setor jurídico, e atua no controle de atividades relacionadas à condução de processos judiciais e tarefas administrativas.

Ainda há diversos desafios no setor. Contudo, as novas tecnologias de gestão estão transformando a área. Por isso, é fundamental entender esse conceito, quais os processos envolvidos e por que esse setor é tão importante para o crescimento sustentável de um negócio.

Neste artigo, você poderá tirar todas as suas dúvidas sobre o conceito, seus benefícios, o papel do controller jurídico e como essa área pode impactar positivamente no desenvolvimento de seu negócio. Confira!

O que é controladoria jurídica?

O setor de controladoria jurídica é responsável por gerenciar diversas atividades relacionadas à condução de processos judiciais e administrativos. Sua atuação pode ocorrer desde o cadastro e fechamento de processos até a contratação de correspondentes jurídicos.

A intenção da área é liberar o advogado para que ele possa se dedicar inteiramente às questões técnicas de seu trabalho. Com isso, há ganhos em produtividade e qualidade, aumentando a proteção dos interesses do negócio.

As atividades da controladoria jurídica são importantes para desenvolver fluxos e rotinas operacionais para facilitar as atividades dos advogados. Dessa forma, os operadores do Direito podem focar na atuação técnica, o core business do escritório.

Conheça o controller jurídico

Devido à natureza das atividades, a área deve ser gerida por um profissional capacitado, de preferência com formação em Direito, e que possua autonomia para aplicar os processos adequados, de acordo com as necessidades.

Esse profissional é o controller jurídico, responsável por executar as tarefas relacionadas à gestão dos processos e tarefas. As principais habilidades técnicas que o controller jurídico precisa ter são:

• Formação em Direito;
• Visão analítica e estratégica;
• Organização;
• Capacidade de planejamento;
• Proatividade;
• Resolução de conflitos;
• Boa comunicação;
• Bom relacionamento interpessoal;
• Capacidade de liderança e trabalho em equipe;
• Domínio de ferramentas de gestão e tecnologia;
• Conhecimento sobre as rotinas e processos jurídicos.

As habilidades comportamentais desse profissional são um grande diferencial. Isso porque ele precisará liderar equipes que devem trabalhar em sintonia para alcançar o sucesso da operação.

Tarefas e responsabilidades da área

As principais funções da controladoria jurídica estão relacionadas ao gerenciamento das atividades relativas aos processos. Confira algumas:

• Contratação de advogados correspondentes;
• Levantamento de alvarás;
• Realização de protocolos físicos e digitais;
• Agendamento de despachos ou sustentações orais;
• Organização de documentos;
• Emissão de relatórios gerenciais para clientes internos e externos;
• Alimentação do software do escritório ou do cliente, com a criação de cadastros;
• Acompanhamento de andamentos processuais com o intuito de antecipar informações para equipe e clientes;
• Registro e retornos a respeito de visitas a repartições públicas e fóruns;
• Registro e retornos sobre decisões judiciais;
• Realização de dupla checagem dos lançamentos realizados, publicações colhidas, e prazos cumpridos ou adiados;
• Report aos gestores e clientes a respeito da situação de cada processo e do desempenho dos profissionais do escritório ou departamento;
• Controle e organização de processos e prazos. Isso inclui o recebimento de publicações, além da indicação e do lançamento de prazos;
• Análise de indicadores de desempenho (KPIs);
• Sugestão de estratégias e metas para aumentar a produtividade e a excelência das entregas.

Benefícios da controladoria jurídica

A eficiência jurídica é fundamental para aumentar a qualidade das entregas e fidelizar clientes. Por isso, contar com um setor para cuidar das questões administrativas e poder focar no core business é altamente estratégico para escritórios de advocacia.

Além disso, o setor jurídico é fundamental para a longevidade de uma empresa. Isso porque existem inúmeros contratos a ser geridos, e qualquer erro pode resultar em demandas judiciais e prejuízos.

Assim, é fundamental que empresas e escritórios estejam em dia com a conformidade com as legislações. Implementar um setor de controladoria jurídica também traz outras vantagens competitivas, por exemplo:

Aumento dos lucros

Gerenciar as atividades jurídicas de maneira eficiente é fundamental para que o escritório ou departamento jurídico possa reduzir diversos custos operacionais. Essa ação é estratégica para evitar multas e perdas processuais, além de aumentar a rentabilidade de contratos e otimizar a precificação e as entregas de serviços.

Mais produtividade

Enquanto a controladoria jurídica cuida de demandas burocráticas e administrativas, os advogados ganham tempo para se concentrar em questões técnicas e jurídicas. Com isso, é possível otimizar o tempo, a qualidade do trabalho e a gestão de recursos financeiros e pessoais.

Os operadores do Direito conseguem se dedicar a atividades mais estratégicas e criativas, e podem focar no crescimento do negócio, aumentando seu diferencial competitivo.

Tomada de decisão estratégica

Com o apoio das tecnologias, é possível aplicar a controladoria para colher e armazenar importantes dados a respeito do desempenho do escritório ou empresa. Isso permite que o gestor tenha uma ampla visão do negócio para tomar decisões mais acertadas e alinhadas com os propósitos do negócio.

Aumento na satisfação dos clientes

Ao contar com o suporte da controladoria para gerir as tarefas administrativas e burocráticas, o escritório ou departamento jurídico pode concentrar suas forças em oferecer um atendimento mais personalizado, transparente, ágil e de qualidade aos seus clientes. 

A consequência é o aumento da confiança em seu trabalho e a fidelização dos clientes. Além disso, é possível implementar ferramentas de mensuração da satisfação dos clientes. Um exemplo de ferramenta são as pesquisas de NPS.

Operação otimizada

Uma das principais funções da controladoria jurídica é padronizar e organizar os processos internos do escritório ou departamento jurídico. Por meio dessa ação, é possível reduzir erros, atrasos, retrabalhos e desperdícios, além de aumentar a segurança e a qualidade das entregas.

Para a organização de tarefas, acompanhamento de processos e automação de tarefas repetitivas e burocráticas, é muito importante contar com o auxílio de soluções tecnológicas adequadas à sua necessidade.

Gestão de riscos

A controladoria jurídica centraliza o acompanhamento das atividades. Com isso, o gestor consegue monitorar e ter mais controle a respeito dos riscos envolvidos nas atividades jurídicas.

Quando há processos padronizados, o controller jurídico consegue gerir facilmente situações como:

• Cumprimento de prazos;
• Conformidade com as legislações e normas;
• Segurança de dados;
• Prevenção de fraudes.

Presente em todas as fases da atuação judicial e consultiva

A controladoria pode otimizar todas as fases da atuação do escritório ou departamento jurídico. Na fase pré-processual, por exemplo, a controladoria atua:

• Na criação de cadastros no software;
• Na distribuição de publicações;
• No controle e cobrança dos prazos;
• No acompanhamento dos andamentos para antecipar informações, etc.

Realização de tarefas essenciais

Por meio da controladoria jurídica, é possível otimizar e automatizar tarefas burocráticas e repetitivas, mas essenciais para o bom andamento dos processos. Exemplos disso são:

• Acompanhamento dos processos; 
• Emissão de guias de pagamento; 
• Controle dos prazos processuais;
• Registro e armazenamento de documentos e dados; 
• Agendamento de tarefas;
• Contratação de advogados correspondentes;
• Realização de protocolos eletrônicos e físicos; 
• Padronização de procedimentos, etc.

Aumento da competitividade

Todas essas vantagens fazem com que os processos dos escritórios e departamentos jurídicos se tornem mais ágeis, sem a necessidade de realizar investimentos enormes em capital humano. Dessa forma, o gestor pode realizar contratações estratégicas e aumentar a competitividade de sua atuação no mercado.

Como estruturar uma área de controladoria jurídica na empresa?

A implementação de uma área de controladoria jurídica na empresa ou escritório exige planejamento e estrutura. Isso porque muitas áreas deverão ser integradas e geridas. A tecnologia é uma ótima maneira de organizar o negócio sem a necessidade de altos investimentos.

Outras etapas que fazem parte da implementação são:

• Definição de metas e objetivos para a controladoria jurídica;
• Mapeamento de atividades e processos do escritório ou departamento jurídico;
• Identificação de oportunidades de melhoria e pontos críticos na atuação;
• Escolha de indicadores de desempenho (KPIs) para acompanhamento;
• Contratação de profissionais para compor equipe de controladoria jurídica;
• Treinamento dos novos colaboradores para atuar nas funções do setor;
• Contratação de um software jurídico para facilitar a gestão das informações;
• Monitoramento de resultados;
• Implementação de ajustes, de acordo com as necessidades.

Conclusão

O setor de controladoria pode fazer toda a diferença na gestão das tarefas de um departamento jurídico ou escritório. Adotar essa estratégia na empresa pode trazer vários benefícios, como aumento da produtividade e lucro, tomada de decisão estratégica, etc.

Além disso, se seu objetivo é investir no crescimento de seu escritório, contar com essa área é estratégico para que você possa focar na captação de clientes e aumento na qualidade dos atendimentos.

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