Blog da JusCash

Insights, dicas e ferramentas para gestão financeira de advogados e escritórios de advocacia.


7 de fevereiro de 2024
Advocacia Empreendedorismo

O papel da Controladoria Jurídica para escritórios em crescimento

Escrito por: Equipe JusCash

O papel da Controladoria Jurídica para escritórios em crescimento

Escrito por: Equipe JusCash

Compartilhe nas redes:

Conheça a controladoria jurídica e descubra por que ela é essencial para tornar a atuação de seu escritório cada dia mais estratégica.

O setor de controladoria jurídica está ganhando cada vez mais importância e espaço nos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. Esta é uma área fundamental para o bom funcionamento do setor jurídico, e atua no controle de atividades relacionadas à condução de processos judiciais e tarefas administrativas.

Ainda há diversos desafios no setor. Contudo, as novas tecnologias de gestão estão transformando a área. Por isso, é fundamental entender esse conceito, quais os processos envolvidos e por que esse setor é tão importante para o crescimento sustentável de um negócio.

Neste artigo, você poderá tirar todas as suas dúvidas sobre o conceito, seus benefícios, o papel do controller jurídico e como essa área pode impactar positivamente no desenvolvimento de seu negócio. Confira!

O que é controladoria jurídica?

O setor de controladoria jurídica é responsável por gerenciar diversas atividades relacionadas à condução de processos judiciais e administrativos. Sua atuação pode ocorrer desde o cadastro e fechamento de processos até a contratação de correspondentes jurídicos.

A intenção da área é liberar o advogado para que ele possa se dedicar inteiramente às questões técnicas de seu trabalho. Com isso, há ganhos em produtividade e qualidade, aumentando a proteção dos interesses do negócio.

As atividades da controladoria jurídica são importantes para desenvolver fluxos e rotinas operacionais para facilitar as atividades dos advogados. Dessa forma, os operadores do Direito podem focar na atuação técnica, o core business do escritório.

Conheça o controller jurídico

Devido à natureza das atividades, a área deve ser gerida por um profissional capacitado, de preferência com formação em Direito, e que possua autonomia para aplicar os processos adequados, de acordo com as necessidades.

Esse profissional é o controller jurídico, responsável por executar as tarefas relacionadas à gestão dos processos e tarefas. As principais habilidades técnicas que o controller jurídico precisa ter são:

  • Formação em Direito;
  • Visão analítica e estratégica;
  • Organização;
  • Capacidade de planejamento;
  • Proatividade;
  • Resolução de conflitos;
  • Boa comunicação;
  • Bom relacionamento interpessoal;
  • Capacidade de liderança e trabalho em equipe;
  • Domínio de ferramentas de gestão e tecnologia;
  • Conhecimento sobre as rotinas e processos jurídicos.

As habilidades comportamentais desse profissional são um grande diferencial. Isso porque ele precisará liderar equipes que devem trabalhar em sintonia para alcançar o sucesso da operação.

Tarefas e responsabilidades da área

As principais funções da controladoria jurídica estão relacionadas ao gerenciamento das atividades relativas aos processos. Confira algumas:

  • Contratação de advogados correspondentes;
  • Levantamento de alvarás;
  • Realização de protocolos físicos e digitais;
  • Agendamento de despachos ou sustentações orais;
  • Organização de documentos;
  • Emissão de relatórios gerenciais para clientes internos e externos;
  • Alimentação do software do escritório ou do cliente, com a criação de cadastros;
  • Acompanhamento de andamentos processuais com o intuito de antecipar informações para equipe e clientes;
  • Registro e retornos a respeito de visitas a repartições públicas e fóruns;
  • Registro e retornos sobre decisões judiciais;
  • Realização de dupla checagem dos lançamentos realizados, publicações colhidas, e prazos cumpridos ou adiados;
  • Report aos gestores e clientes a respeito da situação de cada processo e do desempenho dos profissionais do escritório ou departamento;
  • Controle e organização de processos e prazos. Isso inclui o recebimento de publicações, além da indicação e do lançamento de prazos;
  • Análise de indicadores de desempenho (KPIs);
  • Sugestão de estratégias e metas para aumentar a produtividade e a excelência das entregas.

Benefícios da controladoria jurídica

A eficiência jurídica é fundamental para aumentar a qualidade das entregas e fidelizar clientes. Por isso, contar com um setor para cuidar das questões administrativas e poder focar no core business é altamente estratégico para escritórios de advocacia.

Além disso, o setor jurídico é fundamental para a longevidade de uma empresa. Isso porque existem inúmeros contratos a ser geridos, e qualquer erro pode resultar em demandas judiciais e prejuízos.

Assim, é fundamental que empresas e escritórios estejam em dia com a conformidade com as legislações. Implementar um setor de controladoria jurídica também traz outras vantagens competitivas, por exemplo:

Aumento dos lucros

Gerenciar as atividades jurídicas de maneira eficiente é fundamental para que o escritório ou departamento jurídico possa reduzir diversos custos operacionais. Essa ação é estratégica para evitar multas e perdas processuais, além de aumentar a rentabilidade de contratos e otimizar a precificação e as entregas de serviços.

Mais produtividade

Enquanto a controladoria jurídica cuida de demandas burocráticas e administrativas, os advogados ganham tempo para se concentrar em questões técnicas e jurídicas. Com isso, é possível otimizar o tempo, a qualidade do trabalho e a gestão de recursos financeiros e pessoais.

Os operadores do Direito conseguem se dedicar a atividades mais estratégicas e criativas, e podem focar no crescimento do negócio, aumentando seu diferencial competitivo.

Tomada de decisão estratégica

Com o apoio das tecnologias, é possível aplicar a controladoria para colher e armazenar importantes dados a respeito do desempenho do escritório ou empresa. Isso permite que o gestor tenha uma ampla visão do negócio para tomar decisões mais acertadas e alinhadas com os propósitos do negócio.

Aumento na satisfação dos clientes

Ao contar com o suporte da controladoria para gerir as tarefas administrativas e burocráticas, o escritório ou departamento jurídico pode concentrar suas forças em oferecer um atendimento mais personalizado, transparente, ágil e de qualidade aos seus clientes. 

A consequência é o aumento da confiança em seu trabalho e a fidelização dos clientes. Além disso, é possível implementar ferramentas de mensuração da satisfação dos clientes. Um exemplo de ferramenta são as pesquisas de NPS.

Operação otimizada

Uma das principais funções da controladoria jurídica é padronizar e organizar os processos internos do escritório ou departamento jurídico. Por meio dessa ação, é possível reduzir erros, atrasos, retrabalhos e desperdícios, além de aumentar a segurança e a qualidade das entregas.

Para a organização de tarefas, acompanhamento de processos e automação de tarefas repetitivas e burocráticas, é muito importante contar com o auxílio de soluções tecnológicas adequadas à sua necessidade.

Gestão de riscos

A controladoria jurídica centraliza o acompanhamento das atividades. Com isso, o gestor consegue monitorar e ter mais controle a respeito dos riscos envolvidos nas atividades jurídicas.

Quando há processos padronizados, o controller jurídico consegue gerir facilmente situações como:

  • Cumprimento de prazos;
  • Conformidade com as legislações e normas;
  • Segurança de dados;
  • Prevenção de fraudes.

Presente em todas as fases da atuação judicial e consultiva

A controladoria pode otimizar todas as fases da atuação do escritório ou departamento jurídico. Na fase pré-processual, por exemplo, a controladoria atua:

  • Na criação de cadastros no software;
  • Na distribuição de publicações;
  • No controle e cobrança dos prazos;
  • No acompanhamento dos andamentos para antecipar informações, etc.

Realização de tarefas essenciais

Por meio da controladoria jurídica, é possível otimizar e automatizar tarefas burocráticas e repetitivas, mas essenciais para o bom andamento dos processos. Exemplos disso são:

  • Acompanhamento dos processos; 
  • Emissão de guias de pagamento; 
  • Controle dos prazos processuais;
  • Registro e armazenamento de documentos e dados; 
  • Agendamento de tarefas;
  • Contratação de advogados correspondentes;
  • Realização de protocolos eletrônicos e físicos; 
  • Padronização de procedimentos, etc.

Aumento da competitividade

Todas essas vantagens fazem com que os processos dos escritórios e departamentos jurídicos se tornem mais ágeis, sem a necessidade de realizar investimentos enormes em capital humano. Dessa forma, o gestor pode realizar contratações estratégicas e aumentar a competitividade de sua atuação no mercado.

Como estruturar uma área de controladoria jurídica na empresa?

A implementação de uma área de controladoria jurídica na empresa ou escritório exige planejamento e estrutura. Isso porque muitas áreas deverão ser integradas e geridas. A tecnologia é uma ótima maneira de organizar o negócio sem a necessidade de altos investimentos.

Outras etapas que fazem parte da implementação são:

  • Definição de metas e objetivos para a controladoria jurídica;
  • Mapeamento de atividades e processos do escritório ou departamento jurídico;
  • Identificação de oportunidades de melhoria e pontos críticos na atuação;
  • Escolha de indicadores de desempenho (KPIs) para acompanhamento;
  • Contratação de profissionais para compor equipe de controladoria jurídica;
  • Treinamento dos novos colaboradores para atuar nas funções do setor;
  • Contratação de um software jurídico para facilitar a gestão das informações;
  • Monitoramento de resultados;
  • Implementação de ajustes, de acordo com as necessidades.

Conclusão

O setor de controladoria pode fazer toda a diferença na gestão das tarefas de um departamento jurídico ou escritório. Adotar essa estratégia na empresa pode trazer vários benefícios, como aumento da produtividade e lucro, tomada de decisão estratégica, etc.

Além disso, se seu objetivo é investir no crescimento de seu escritório, contar com essa área é estratégico para que você possa focar na captação de clientes e aumento na qualidade dos atendimentos.

Continue acompanhando o blog da JusCash para conferir mais dicas sobre a gestão de seu escritório!

Confira as postagens mais acessadas

Planilha controle financeiro

Baixe grátis a nossa planilha de controle financeiro para advogados

Administrar as finanças de um escritório de advocacia pode ser uma tarefa muito complicada. Isso porque envolve divers
Continue lendo Continue lendo
advogado autônomo: saiba como declarar seu imposto de renda 2024!

Advogado autônomo: Como se preparar para o imposto de renda? [Guia 2024]

Você sabe quais impostos um advogado deve pagar e como deve declarar seus honorários no imposto de renda? Descubra nes
Continue lendo Continue lendo

Como declarar honorários advocatícios no Imposto de Renda?

Está em dúvida sobre como declarar honorários advocatícios no Imposto de Renda? Então, confira esse conteúdo e des
Continue lendo Continue lendo